La eficiencia aplicada a nosotros mismos

El uso de metodologías y herramientas ideadas para la gestión de tareas y proyectos nos ayudará a maximizar nuestro rendimiento y a ser más eficientes en el uso de nuestras capacidades.

 

A menudo hablamos de eficiencia en el funcionamiento de un grupo, en nuestras estrategias, en la producción de una empresa o en los resultados de una campaña, pero olvidamos quizá la gestión eficiente de lo más importante: nosotros mismos.

Vamos a pensar en nuestro cerebro como si fuese una máquina (de cualquier tipo). Olvidemos el concepto biológico puro (que me perdonen los psicólogos que me lean). Esa máquina tendrá una serie de características, ¿no? En este caso se trata de un aparato altamente sofisticado capaz de realizar cálculos a una gran velocidad y de almacenar gran cantidad de información.

Por supuesto, ese aparato necesita energía y tiene una serie de condiciones bajo las que funcione a mejor rendimiento (descanso, vida sana, poco estrés, etc). Bien, todo eso está muy claro, pero esta máquina además lleva ya una carga de trabajo enorme encima, pues es la responsable de que nuestro organismo siga funcionando, y eso no es tarea fácil. Gran cantidad de energía, memoria y capacidad de procesamiento se invierten en ello. Nosotros, finalmente, podemos trabajar con lo que queda libre.

Pero nadie nos ha enseñado a gestionar nuestro propio cerebro. Por defecto, la selección natural ha hecho que las emociones y pensamientos que favorecen la supervivencia y la reproducción sean capaces de pisar e incluso anular a otros en situaciones concretas, pero ¿qué ocurre en circunstancias normales? Pues a menudo tratamos de abarcar y recordar todo lo que tenemos que hacer y todo lo que estamos haciendo. También van y vienen nuestras inquietudes, nuestros sueños y nuestros miedos (además de nuestras necesidades fisiológicas, por supuesto). ¿Y cuál es el resultado? El caos. Invertimos energía y esfuerzo en mantener cosas en la cabeza, repasamos repetidas veces la misma información, analizamos y buscamos solución a los mismos problemas y un largo etcétera que se convierte en una pérdida continua de eficiencia.

 

 

¿Qué podemos hacer? La clave está en organizarse. Hay múltiples técnicas y metodologías que ayudan a poner orden en este caos. A mí personalmente me gusta el método de gestión de David Allen, Getting Things Done (GTD). Desarrollado en su libro homónimo, y traducido al español como Organízate con eficacia, este método establece una serie de consejos y normas que simplifican el proceso de mantenimiento de información y el orden con el que se abordan las tareas. Por supuesto requiere de un soporte, pero nos puede servir desde papel y boli hasta el más avanzado programa de gestión de tareas.

Vamos a repasar ahora algunos de los conceptos básicos del método. En primer lugar, la esencia es que no puedes tener todo en la cabeza, necesitas descargar esa información en algún soporte para poder dejar libre tu mente y dedicarla a otras cosas. La meta es que tu cabeza se encargue de generar ideas, y no de almacenarlas. El problema viene cuando el método de almacenaje es malo e ineficiente y perdemos demasiado tiempo en recurrir a él, o incluso perdemos cosas (fuga de información). Para ello, David Allen nos propone, en primer lugar, que separemos todo lo que tenemos que hacer en partidas.

En primer lugar debemos diferenciar entre acciones y proyectos. Una acción es algo que tenemos que hacer. Una de las principales normas del método dice que si la acción nos lleva menos de 2 minutos hay que hacerla directamente, ya que perderemos más tiempo almacenándola y recuperándola posteriormente que haciéndola. Un proyecto, en cambio, es una entidad mucho mayor que requerirá de varias acciones para ser finalizado. Es habitual que los proyectos se dilaten en el tiempo, por lo que debemos dedicarles tiempo a su división en acciones menores.

Para distribuir lo que tenemos que hacer, David Allen nos propone las partidas “Acciones próximas”, “En espera” y “Algún día”.

Acciones próximas es, en resumen, lo que tenemos que hacer ya. Allí acumularemos tareas más o menos urgentes pero que debemos abordar, a ser posible hoy mismo. Es importante llevar un seguimiento de qué tenemos en cola e ir reduciendo el flujo de tareas más rápido de lo que lo incrementamos (o al menos al mismo ritmo). Es importante también seguir un mínimo de orden al abordarlas (con cierta flexibilidad), pues si no fácilmente caeremos en realizar las tareas más sencillas o divertidas, y quedarán acumuladas las tediosas o farragosas.

En espera pondremos aquellas acciones que sabemos que debemos hacer pero que están en suspensión por alguna razón. Es posible que estemos esperando la respuesta de un cliente, la confirmación de nuestro jefe o simplemente que llegue una fecha. Se sitúan aquí porque necesitamos de un evento externo para volver a reactivarlas y pasarlas a “Acciones próximas”.

Algún día es la partida más bonita y divertida, pues aquí almacenamos todo lo que queremos hacer pero de momento no es viable abordar. ¿Unas vacaciones? ¿Comenzar una nueva carrera? ¿Abrir un nuevo negocio? Para no perder esas válidas ideas, los anotaremos en esta partida.

Una vez tenemos construidas nuestras tres partidas, debemos mantenerlas. Cada día, al inicio y al final de la jornada, debemos darle un ojo para mantenerlas actualizadas y para ver que no queda nada fuera de lugar u olvidado. Es importante que al menos una vez a la semana hayamos logrado vaciar la partida de “Acciones próximas”. Si no conseguimos esto es posible que estemos utilizando mal el método o que estemos trabajando por encima de nuestras posibilidades.

El calendario, bien utilizado, será un buen soporte para este método y nos ayudará a almacenar una nueva dimensión de información. En él no debemos apuntar tareas que podamos hacer en cualquier momento, pues para eso está la partida “Acciones próximas”. El calendario debe servir exclusivamente para anotar las acciones que solo pueden ser realizadas en un momento determinado. Reuniones, citas o cualquier acción que haya sido fijada en un tiempo concreto irán ahí.

Existen numerosas plataformas que te pueden ayudar a poner en marcha una metodología así. Yo acostumbro a utilizar Asana, que permite una gestión estupenda de proyectos y tareas (acciones) que pueden se asignadas a personas, momentos, otras tareas, etc. Además, la plataforma está ideada para realizar trabajo colaborativo, así que funcionará a la perfección cuando varias personas trabajen en los mismos proyectos.

 

 

Podemos además cruzar toda esta información con un sistema de almacenamiento de fuentes, manuales, repositorios o materiales que nos sirvan para nuestro trabajo. Hay numerosas plataformas que nos ayudarán a hacerlo con eficiencia. Por ejemplo, Feedly nos permitirá no perder de vista a ninguna web o blog. Los propios marcadores de Google Chrome, si los organizamos por carpetas, nos ayudarán a encontrar todas las herramientas online que necesitemos en el momento oportuno. También podemos recurrir a una buena organización en carpetas a nivel local. Aquí ya para gustos colores, pero lo importante es que seas capaz de encontrarlo sin esfuerzo extra. ¿Podrías encontrar esa información sin recordar dónde la guardaste? Si es así, estás haciendo un gran trabajo.

Bueno, estoy seguro de que no te he contado ni la mitad de lo que se puede hacer para gestionar más eficientemente nuestras propias capacidades, pero este es un buen resumen de lo que yo mismo pongo en práctica. Te invito a visitar la web, el blog y el podcast de David Allen para ampliar información, además de leer su libro, por supuesto. Si quieres que te eche una mano aplicando algo de lo aquí mencionado, no dudes en dejarme un comentario. Y si quieres aportar tu experiencia, otras alternativas o incluso corregir algo de lo que he dicho, también estaré encantado de leerte. Al fin y al cabo es lo menos que puedo hacer después de que tú hayas invertido hoy un ratito en mí.

Mucho ánimo en tu camino a la gestión eficiente y nos leemos pronto :).